Der Preis ist nicht alles bei der Software. Qualität spart langfristig mehr Geld!
Natürlich können auch Firmen mit optimierten Prozessen viel Geld sparen. Leider ist das vielen Organisationen in dieser Form gar nicht so bewusst und man scheut sich vor den Kosten einer neuen Software. Verständlich, denn ein neues ERP System und dessen Implementierung kann gerne mal Millionen von Euro kosten. Ferner fallen natürlich Lizenzgebühren und Wartungskosten an. Dies erscheint zunächst eine gigantische Summe zu sein und hat auf den ersten Blick so gar nichts mit Sparen zu tun. Doch vergisst man hierbei, dass eine Software wie zum Beispiel ein ERP System die Prozesse optimiert, Einsparpotenzielle mitbringt und sich binnen kurzer Zeit eben aus diesem Grund amortisieren wird. Natürlich in anderer Größenordnung, aber dennoch ähnlich, verhält es sich bei der Entscheidung für eine Projekt Management Software.
Projekt Management Software – warum eigentlich?
Eine Projekt Management Software unterstützt enorm bei der täglichen Arbeit. Sie sollte jedoch vorab gut ausgewählt sein, denn die Einführung einer falschen Software wird schnell zum ärgerlichen Missverständnis. Da es die Menschen, die Teams und Mitarbeiter sind, die täglich mit der Software arbeiten werden, sollte die Bedienbarkeit der Software ein wichtiges Kriterium sein. Ein Mitarbeiter, der sich mit der neuen Software nicht wohlfühlt, wird auch nicht gerne und ordentlich damit arbeiten. Am Ende wirkt sich die schlecht auf die Produktivität des Mitarbeiters aus und schadet am Ende der Leistung des ganzen Teams. Ohnehin scheitern viele IT Einführungsprojekt tatsächlich an den Mitarbeitern, die damit arbeiten sollen.
Projekte sind meist zeitlich begrenzt. Dies bringt in vielen Fällen eben mit sich, dass diese Zeit sehr kostbar ist und gut eingeteilt werden sollte, um das Ziel des Projekts mit all den Milestones nicht zu verfehlen. In diesem Sinne ist das Terminmanagement ein ganz zentraler Punkt innerhalb einer Projektsoftware. Die Zeiterfassung und die Kontrolle der Tasks der Mitarbeiter werden somit via Software ersichtlich und transparent gemacht.
Hinweis: In Zeiten, in denen per Gesetz ein sensibler Umgang mit Daten gefordert wird (DSGVO), sollte man ein besonderes Augenmerk auf den Umgang des jeweiligen Projektmanagement Software – Anbieters mit Daten legen. Ein DSGVO konformes Projekt Management Tool schützt vor Ärger
Was sollte ein Projektmanagement Tool können?
Am Ende unterstützt ein Projektmanagement Tool natürlich dabei Zeit sinnvoll einzuteilen, ein Projekt termingetreu zu Ende zu bringen und Geld zu sparen. Auch hilft Projektmanagement Software dabei, eventuelle Schwachstellen und Hürden in einem Projekt zu erkennen und dem entgegenzuwirken. Auch die Zusammenarbeit im Team wird gefördert, die Arbeit erleichtert. Rollen können im besten Fall verteilt werden, so dass jeder Mitarbeiter auch auf mobilen Geräten stets über den Stand der eigenen Aktivitäten und jener des Teams informiert ist. Hierbei dürfte vor allem das Aufgabenmanagement eine zentrale Rolle spielen. Wer macht gerade was, wie ist der Stand, an wen wird die Aufgabe weitergegeben, wenn eine Aufgabe, ein Task erledigt ist. Eben diese Features machen Projektmanagement Software so wichtig. Flurfunk war gestern, heute wird via software und Cloud kommuniziert. Auch die Ablage von Dokumenten, Reise- und Terminmanagement und weitere Features gehören zu einer Projektmanagement Software.